Otázky a odpovědi k přechodu studentských mailů na Office 365

Otázky jsme konzultovali s vedením ČZU a Ing. Jiřím Machem, vedoucím střediska řízení projektů ICT na ČZU, který nám popsal jednotlivé aspekty služby Office 365 a jeho přechod na ni.

iZUN: Proč Office 365 a ne Google Apps?

Oba systémy jsou poměrně srovnatelné, každý má své + a -. Office 365 proto, že v učebnách ČZU je všude instalován sw od Microsoftu. Dalším bodem jsou reference, kdy Office 365 funguje již na řadě univerzit (Univerzita Karlova, Masarykova univerzita, Vysoká škola ekonomická, Univerzita Palackého v Olomouci, Univerzita Hradec Králové, Mendelova univerzita v Brně, Policejní akademie, Vysoké učení technické, České vysoké učení technické, Jihočeská univerzita, Univerzita Jana Amose Komenského). V neposlední řadě Office 365 garantuje systém bez reklam a jeho další rozvoj, kdežto u druhého zmiňovaného systému dochází k častějším změnám ve struktuře služeb i jejich funkcionalitách.

iZUN: Jaké výhody má O365 oproti GA pro studenty? (viz článek, u office nejsou mobilní aplikace, nefunguje ani aplikace pro Skydrive, a to i na PC)

Office 365 má plnou kompatibilitu s MS Office dokumenty. Není třeba se učit či zvykat si na odlišnosti jiného softwaru.

Hlavním důvodem nasazení byla nutnost změny e-mailové platformy, která nahradí stávající nevyhovující e-mailovou schránku. Zaváděný Office 365 funguje se standardním rozhraním PC, ale i mobilních operačních systémů Android, iOS či Windows Mobile. Na mobilních platformách lze tedy bez problémů využít nativních aplikací a není nutné instalovat další aplikace pro funkčnost Office 365.

Pro Office 365 existuje mobilní klient jak pro emailové služby (owa), tak i klient pro přístup k uloženým datům v rozsáhlém úložišti Office 365, a to prostřednictvím Skydrive Pro. Nevýhodou zatím je, že klientské aplikace nejsou vyvinuty pro systém Android, ale pouze pro iOS a Windows Mobile. Vzhledem ke konkurenci se však dá předpokládat, že brzy bude podpořena i tato nejrozšířenější mobilní platforma.

24 září, 2013 - 16:25 - Anonymní zemědělec (bez ověření)

Já si zas myslím, že je to správný krok. Skydrive + Office 365 mám nějakou tu dobu předplacený a nemůžu si jej vynachválit. Ať chceš nebo ne, MS Office je zkrátka nepsaný standard. Pokud k tomu škola dostane ještě i další služby, je to jenom plus. Myslet si, že všechno by mělo být zadarmo a nedej bože snad dokonce kvalitnější, je názor se kterým se já nestotožňuju, ale to je pouze můj názor a nikomu ho nevnucuji. Linux je super OS, taky jej mám jako vedlejší OS, ale obávám se, že je to spíš on, kdo pomalu vyklízí pole. A Android...mno neobjektivně zhodnotím asi tak, že jedinou výhodou toho systému je množství aplikací, ale jinak bych ten systém nejraději smazal ze svého tabletu a telefonu a nainstaloval WP ;-) Myslím, že by se hardwaru podstatně ulevilo.

iZUN: Jak bude vypadat přechod?

• Všem aktivním studentům se vytvoří účty pro prostředí Office 365 — termín 16. 9.
• Student s platným heslem se přihlásí na stejné stránce jako doposud (platné heslo má minimálně 8 alfanumerických znaků) — termín nejpozději 1. 10.
• Přístup do původní e-mailové schránky bude aktivní do konce roku 2013, ale bude dostupný z alternativní adresy. Student si v této přechodné době bude moci sám přeposlat e-maily, které má ve stávajícím školním emailu. (Většina studentů si však e-maily přeposílá na jinou adresu, proto k migraci dat nedojde automaticky.)
• Případné přesměrování schránky Office 365 si student může znovu nastavit sám, ale přijde tak o funkce, které mu tento systém zdarma nabízí. Do e-mailu Office 365 si však student může „připojit“ svoji stávající soukromou e-mailovou schránku nebo tuto novou z Office 365 připojit do jiné kompatibilní schránky.
• Informační podpora a návody budou umístěny na moodle.czu.cz od 16. 9., kde bude i možnost pokládat dotazy formou diskuse, abychom měli zpětnou vazbu od studentů.
• Studentům budou během září rozeslány informační emaily. 

iZUN: Zůstanou uživatelům hesla?

Ano, ale pouze studentům, jejichž heslo má minimálně 8 alfanumerických znaků, a tedy splňují bezpečnostní požadavky systému Office 365. Student, který má heslo kratší, bude nejprve vyzván pro přihlášení do IS Studia (Hroch), aby si heslo změnil a zpřístupnil svoji schránku.

iZUN: Jaké budou požadavky na sílu hesla?

Pouze osm alfanumerických znaků; původně jsme chtěli zavést složitější požadavek, ale pro zjednodušení jsme přistoupili k této variantě. Student si samozřejmě bude moci navíc nastavit zvláštní heslo pro e-mail Office 365, které může být jiné než do IS Studium (Hrocha). Při ztrátě hesla pak postačí provést změnu hesla v IS Studium a heslo se automaticky propíše i do Office 365 (IS Studium tedy bude hlavním zdrojem hesel, pokud si ho student v Office 365 nezmění).

iZUN: Zůstanou studentům současná přesměrování?

Ne, jak už jsem dřív uvedl. Hlavním důvodem je možnost vyzkoušet si nové funkcionality, které studentům Office 365 nabízí.

iZUN: Jak budou o migraci studenti informováni, kde naleznou příslušné návody?

Budou rozeslány informační emaily, budou zobrazovány aktuality na infopanelech a ve všech informačních systémech, které studenti nejčastěji navštěvují. Dále využijeme přednášky Úvod do studia a zápisy do vyšších ročníků, zveřejníme informaci ve zpravodaji Živá univerzita. Díky spolupráci s iZUNem můžeme studenty informovat nejen pomocí systému Moodle, kde zveřejníme kurz, který bude obsahovat návody a dokumentaci a diskusi, ale i prostřednictvím těchto novin. 

iZUN: Kdy proběhne?

Migrace proběhne k začátku výuky v akademickém roce 2013/14 tj. 30. 9. 2013. Zatím jsou informováni pedagogové přes pedagogickou radu, studijní oddělení přes své vedoucí. Následují fakultní správci a pak půjdou informace studentům. Plán zasílání informačních e-mailů je stanoven na příští týden.

iZUN: V dokumentu se píše „Zvýšení konkurenceschopnosti studentů na trhu práce díky využití platformy, která je běžně využívána v komerčním prostředí. ” Budete se snažit, aby to studenti nějak využívali a tohle byla pravda? Nezůstane jen u toho, že budou mít studenti stále přesměrované emaily a nebudou to využívat?

V současné době je sada Microsoft Office považována za „nepsaný“ standard na poli kancelářských balíků. Skutečnost, že studenti budou moci zdarma využít webové aplikace Office 365 jim může do budoucna poskytnout určitou výhodu na trhu práce. Ale jak již bylo řečeno, jedná se o možnost, ne o povinnost. Předpokládáme, že studenti sami objeví kouzlo robustního systému a se svými kolegy budou přes systém efektivně komunikovat, pořádat videokonference, řešit společné školní projekty nebo hromadně editovat dokumenty pro své studium. Zjistí, že jsou prostřednictvím kalendáře upozorňováni na důležité události z akademického života a že je dobré mít všechny informace po ruce na jednom místě z jakéhokoli zařízení, ať už jde o PC, tablet či mobilní telefon. Vedení ČZU potvrdilo, že se do budoucna budeme snažit o integraci prostředí se stávajícími informačními systémy, takže je jen otázkou času, kdy při zápisu studenta na zkoušku se mu prostřednictvím Office 365 tato událost sama zapíše do kalendáře mobilního telefonu. Nápadů máme samozřejmě více, studenti se mají na co těšit.

iZUN: Bude škola využívat i další služby Office 365, jako je sharepoint (např. pro intranet), Project Online, Yammer?

Ano, součástí tohoto řešení je i licence na prostředí pro týmovou spolupráci a platformu pro správu životního cyklu projektů Project Online.